Процессы управления проектами: последовательность, методологии

Процессы управления проектами, по сути, представляют собой пошаговое выполнение запланированных задач на каждом из этапов реализации: инициация, планирование, реализация, контроль и т. д. От того, насколько хорошо отработаны эти процессы, будет зависеть финальный результат.

В рамках этой работы применяются различные методы. Это либо классический каскадный вариант, либо гибкие методологии. Из нашего материала вы узнаете об этапах процессов управления проектами, а также методах, которые можно и нужно применять для более успешного результата.

Принципы управления проектами

Процессы управления проектами являются интегрированными. Это означает, что совершенное действие в одном направлении оказывает влияние на другие направление. За счет этой взаимосвязи получается балансировать между несколькими задачами проекта. Например, если улучшить одну область, другая неизбежно ухудшится.

Чтобы наглядно показать, что управление проектами является интегрированным, опишем процессы, из которых оно состоит, а также их взаимозависимость.

Следует отметить, что в нашей стране термин «процесс» не принят в том контексте, в каком мы будем использовать его далее. Прежде всего необходимо дать определение термину «процесс» – это действия и процедуры, которые связаны с реализацией управленческих функций. Именно так трактуется данное понятие во всем мире.

Проект включает в себя несколько процессов. Процесс – это последовательность действий, которые приносят определенный результат. Какие процессы включает управление проектами? Существует две группы процессов, выполняемых менеджером, а именно:

• Основные процессы управления проектами — сюда относится организация и описание работ проекта. Далее в статье мы их детально опишем и разберем.
• Процессы, которые ориентированы на товар, они касаются его особенностей и технологии изготовления. Зависят такие процессы от жизненного цикла проекта, а также от области приложения.

На практике зачастую происходит взаимодействие организационных процессов управления проектами и процессов, ориентированных на продукт, а также их наложение друг на друга. К примеру, невозможно определить цели проекта, если не понятно, как производить товар.

6 групп процессов управления проектами

Процессы управления задачами проекта подразделяются на несколько групп в зависимости от функций управления:

1. Процессы инициации — принимается решение о том, что проект начнет выполняться командой.
2. Процессы планирования — на данном этапе необходимо определить цели работы, а также решить, как оценивать результат, разработать эффективный план достижения целей.
3. Процессы исполнения — руководитель координирует подчиненных, чтобы добиться поставленной цели.
4. Процессы анализа — здесь необходимо определить, соответствует ли реальное положение дел плану, происходит ли достижение поставленных целей, получен ли необходимый результат, следует ли скорректировать работу команды и перераспределить ресурсы.
5. Процессы управления командой проекта – следует решить, нужно ли корректировать работу команды, при необходимости согласовать, утвердить и применить внесенные изменения.
6. Процессы завершения — формализация выполнения проекта, финальные действия, завершающие работу.

Процессы контроля и управления проектом могут накладываться друг на друга, происходить более интенсивно в зависимости от стадии проекта. Кроме того, у таких проектов есть взаимосвязь, она заключается в достигнутом результате. То есть полученный при реализации одного процесса результат является основанием для реализации другого процесса.

Также стоит отметить, что группы процессов различных фаз проекта взаимосвязаны. К примеру, после закрытия первой фазы начинается инициация второй фазы. Для большей наглядности приведем пример: когда проектирование завершено, клиент должен одобрить проектную документацию, чтобы можно было начать реализовывать задуманное.

Но это в теории, а на практике последовательность процессов управления проектом меняется. К примеру, фазы могут как предшествовать друг другу, так и накладываться. За счет того, что инициация на разных фазах проекта повторяется, становится возможным отслеживать актуальность выполнения проекта. В случае, когда проект больше не нужно реализовывать, благодаря инициации этот момент можно отследить и исключить ненужные траты.

Процессы управления исполнения проектов внутри каждой группы взаимосвязаны друг с другом через входы и выходы. Сфокусировавшись на данных связях, дадим описание процессам через эти составляющие:

• Входы — документация либо документированные показатели, с ориентацией на которые происходит исполнение процесса.
• Выходы — документация либо документированные показатели, которые появились в ходе исполнения процесса.
• Методы и средства — представляют собой механизмы, благодаря которым происходит преобразование входа в выход.

Результат каждого этапа управления проектами

• Инициация

На данной стадии процесса управления проектами происходит принятие решения о запуске проекта. Также необходимо определиться с концепцией, для этого нужно понять, существует ли потребность в проекте, есть ли у компании ресурсы для его реализации. После этого следует собрать всю необходимую информацию, сформировать цели и задачи. На данной стадии также нужно назначить проектного менеджера.

• Планирование

Планирование процесса управления проектом необходимо для того, чтобы составить сводный план проекта. При его создании важно продумать следующие нюансы: содержание, сроки реализации, бюджет, которым компания располагает, качество, пути достижения целей и решения задач, риск-менеджмент.

Планирование нельзя назвать отдельным этапом, поскольку это непрерывный процесс. Как только реализация проекта начнется, может потребоваться внести в план корректировки.

• Организация

Во время организации процесса управления проектами менеджер делегирует полномочия каждому участнику команды, наделяя сотрудников ответственностью, координируя их работу, выполнение оговоренных сроков, достижение определенного качества, контролирует бюджет. Если потребуется, корректирует действия членов команды. Данный этап является сложным, проектный менеджер должен быть опытным профессионалом с лидерскими качествами.

• Контроль

Обязательная фаза процесса управления проектом – контроль. Менеджер сравнивает реальные показатели, которых удалось достигнуть при реализации проекта, к примеру сроки, расходы, результаты, с запланированными. В случае, когда есть отклонения от плана, проектный менеджер должен проанализировать причины этого и скорректировать работу команды.

Контроль, так же как и организация и планирование, является цикличным процессом.

• Завершение

Управление процессом завершения проекта – важная фаза, на которой должна быть закончена работа, составлен заключительный отчет, оформлены документы, найдено решение в спорных ситуациях. После совершения всех необходимых действий менеджер сдает проект клиенту.

Метод управления проектами Waterfall

Цель всех процессов управление проектами – успешная реализация задуманного. Для этого необходимо выбрать эффективные методы, которые будут соответствовать особенностям вашего бизнеса. Так как не существует одинаковых проектов, также нет и универсальных методов, подходящих для любой ситуации.

Благодаря разнообразию технологий управления проектами вы сможете подобрать оптимальную методику, которая идеально подойдет для вашей сферы деятельности.

Далее приведены методы, использующиеся чаще всего.

Waterfall – это водопадная модель процессов управления проектами, которую можно считать классической. Другое ее название – каскадная. Суть этого метода заключается в поэтапных и последовательных действиях. Важная каждая стадия, нельзя пропускать ни один шаг. Как только будет завершен предыдущий шаг, можно приступать к последующему.

Такая система процессов управления проектами будет состоять из следующих этапов, которые подходят для любой области деятельности:

• обсуждаем идею;
• анализируем требования к проекту, формируем ТЗ для исполнителей, оговариваем сроки и сумму, которая выделена для реализации проекта;
• проектируем;
• исполняем;
• тестируем, вносим корректировки, устраняем допущенные ошибки;
• внедряем продукт, осуществляем техподдержку.

Какие достоинства есть у каскадной модели управления проектами? Прежде всего стоит отметить понятную логику процессов, поскольку каждый шаг детально описан и задокументирован, требования оговорены и являются однозначными. Заблаговременно устанавливаются сроки реализации и бюджет.

Участники процесса управления проектами легко контролируют работу команды исполнителей за счет простой системы отчетности.

Если потребуется, даже на этапе реализации можно сменить команду исполнителей, поскольку новые сотрудники быстро разберутся в методологии.

Однако программисты нередко предпочитают не каскадную модель, а более гибкие методы. Объясняется это тем, что Waterfall имеет жесткие ограничения, внести необходимые изменения достаточно сложно. Поэтому оптимизация проекта в момент его реализации невозможна. К примеру, во время выполнения проекта стало понятно, что исполнители не могут уложиться в установленный срок, требуется увеличить финансирование.

Чтобы реализовать проект, приходится отказаться от тестирования, это приводит к тому, что будут допущены ошибки. Чтобы устранить их после запуска продукта, придется потратить огромные суммы, особенно если сравнивать их с затратами на стадии разработки продукта.

У каскадной модели есть одно неоспоримое преимущество: ее можно использовать в сложных проектах, где требуется строгий алгоритм действий, к примеру при в производстве либо строительстве. Ее применяют чаще всего в тех случаях, где установлены жесткие временные рамки и оговорен бюджет. Waterfall идеально подходит для управления стандартными проектами.

Процессы и методы управления проектами agile

Agile — является гибкой моделью управления проектами. Несмотря на то что она была разработана не так давно, данная методология стала по-настоящему популярной. Agile представляет собой систему принципов, на основе которых было создано множество методов.

Чем отличается данная модель от каскадной? Для большей наглядности рассмотрим пример разработки программного обеспечения. Построение процесса управления изменениями проекта происходит по принципу коротких итераций (циклов), по завершении каждого из них клиент получает готовый продукт. Конечно, его еще нужно доработать, однако он может решить часть задач (пользовательских историй).

Скорость разработки составляет 4-6 историй в неделю. Причем непрерывно тестируется код в автоматическом режиме.

Расстановка приоритетов в agile происходит иначе: на первом месте стоит не документация, а рабочий продукт. В гибких методах гораздо важнее возможность изменений, но не строгое следование плану. Учитываются потребности заказчика, а не только условия договора. Если вы используете agile, значит, исполнители должны непрерывно общаться по рабочим вопросам с владельцем продукта и пользователями.

Это необходимо, чтобы определить, какие истории нужно делать прежде всего. Такой подход позволяет изменять пропускную способность, исключая перегрузки, к примеру, если запросов много, но ресурсы ограничены.

Основные преимущества данной модели заключаются в следующем: вы можете быстро реагировать на изменение требований к продукту за счет коротких циклов. В итоге клиент получает результат в максимально короткий срок. Благодаря постоянному тестированию при разработке продукта не допускаются ошибки, что исключает непредвиденные траты времени и бюджета.

Метод управления проектами scrum

Scrum — это еще один метод, который был создан на основе agile. Его отличие заключается в том, что процесс разработки разделен на спринты (итерации длительностью 2-4 недели). При этом срок не меняется на протяжении всего проекта. Когда один принт завершается, клиент получает часть продукта, которую можно использовать.

Основной инструмент данной модели – это бэклоги, они представляют собой списки приоритетных задач. Прежде чем начать спринт, команда исполнителей и владелец проекта должны решить, какие задачи следует выполнить прежде всего, в первом спринте.

Каждый день следует проводить мини-совещания, где каждый разработчик должен отчитаться, какие задачи он решил вчера, что ему необходимо сделать сегодня, какие сложности возникли.

Благодаря такому подходу становится возможным сразу обнаруживать и устранять препятствия, если потребуется, вносить корректировки в стратегию. После завершения одного спринта важно провести ретроспективный анализ. Он необходим для оценки того, насколько эффективно работала команда, каков прогноз для последующих итераций, как бороться с проблемами.

Scrum является наиболее структурированным методом, который основывается на agile. У данного метода есть множество преимуществ гибкой модели, к примеру способность быстро адаптироваться и клиентоориентированность.

Есть много эффективных методов управления проектами, чтобы сделать правильный выбор, важно учитывать специфику работы. Waterfall подходит для тех, кто использует четкое техзадание, где жесткие требования и нет необходимости в процессе работы вносить корректировки.

Если проект инновационный, а уровень непредсказуемости высокий и составлять план заблаговременно нецелесообразно, подойдут гибкие методы agile либо scrum. Так вы сможете сразу же внести необходимые поправки.