Автоматизация бизнес-процессов: что, кому и как оптимизировать

На сегодняшний день автоматизация бизнес-процессов – это не тренд, это насущная необходимость. Данный подход позволяет решать многие задачи компаний и производств, начиная от микробизнеса и заканчивая крупными корпорациями. Автоматизация ведет к увеличению прибыли за счет грамотной оптимизации человеческих и программных ресурсов.

Конечно же, полностью автоматизировать любое действие (посчитать его бизнес-процессом) не получится. Остаются некоторые управленческие, коммуникативные задачи, не поддающиеся четкому описанию и, соответственно, автоматизации. Из нашего материала вы узнаете, что можно оптимизировать, а что нельзя, с помощью чего, а главное, как лучше это сделать.

Суть автоматизации управления бизнес-процессами

В Сети можно найти разные определения автоматизации бизнеса. В одних говорится о контроле, в других – о роботизации, в-третьих – об искусственном интеллекте и пр. Точными и исчерпывающими эти определения назвать нельзя. Итак, что же это?

Под автоматизацией бизнеса понимают совокупность средств, программ, устройств, которые помогают снизить рутинную нагрузку, оптимизировать трудовые и производственные ресурсы и в результате повысить продуктивность и эффективность бизнес-процессов.

В то же время автоматизация – это процесс, поэтому применение по отношению к ней слова «совокупность» не совсем корректно. То есть правильнее будет сказать о внедрении в деятельность предприятия программ, устройств и средств и, разумеется, об их последующей эксплуатации.

Исходя из сказанного выше, можно дать следующее определение автоматизации бизнеса. Это процесс внедрения и эксплуатации совокупности средств, программ и устройств, которые помогают снизить рутину, оптимизировать трудовые и производственные ресурсы и в результате повысить продуктивность и эффективность бизнес-процессов.

Такое определение более корректно, однако на все вопросы все равно не отвечает. Ведь в компании могут быть не оформлены бизнес-процессы, отсутствовать производственные ресурсы и пр.

В различных источниках, рассказывающих об автоматизации бизнеса, всегда говорится об автоматизации бизнес-процессов.

Определение последних дано в Википедии: «Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей.

Управленческая концепция BPM рассматривает бизнес-процессы как важные ресурсы предприятия и предполагает, что управление ими – одна из ключевых организационных систем». А автоматизация призвана оптимизировать и ускорить их протекание за счет внедрения и эксплуатации программных средств.

Теоретически оба понятия равнозначны, потому что сам по себе бизнес представляет процесс, который можно разбить на подпроцессы и этапы и описать каждый из них. Однако на практике множество процессов, протекающих в компаниях, под приведенное выше определение не подходят, бизнес-процессов может вообще не быть или они могут быть неоптимизированными.

Следовательно, до того, как приступить к автоматизации, придется провести большую подготовительную работу, проанализировав, описав и подготовив бизнес-процессы.

Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Прежде чем говорить об автоматизации, стоит разобраться, что представляет собой бизнес-процесс. Речь идет о последовательных действиях, благодаря которым достигаются поставленные бизнес-цели. В случае автоматизации, это будут повторяющие операции из нескольких этапов, в выполнении которых задействованы информационные системы, сервисное и программное обеспечение.

К примеру, бизнес-процесс может касаться заказов, заявок, обработки отчетов и т. д. Если в компании выстроена система управления процессами, то для выполнения этих задач используются цепочки электронных писем, работа с документацией, созвоны и пр. Выполняя множество задач, человек может ошибиться, что грозит срывом сроков или сбоями в работе.

Автоматизация бизнес-процессов в организации призвана предотвращать ошибки.

У любого бизнеса есть цели. И главные из них заключаются в трансформации и росте. С помощью автоматизации их проще достигать, а благодаря стратегии компания в целом ее отдельные направления выходят на новый уровень.

Автоматизация и оптимизация бизнес-процессов помогает:

• Управлять клиентами. Небольшие компании могут сталкиваться с трудностями при контроле клиентских баз. На помощь им приходят специальные сервисы и программы, облегчающие поддержание базы данных в актуальном состоянии и напоминающие о текущих задачах. При этом не требуются сложные действия для получения доступа к информации.
• Поддерживать клиентов, проводить маркетинговые мероприятия. Создаваемые в компаниях экосистемы призваны упростить выполнение бизнес-операций. Делается это при помощи различных сервисов, в которых решения зачастую встраиваются друг в друга.

В маркетинге автоматизацию бизнес-процессов можно использовать для различных направлений. Можно настроить, например, автоматическую рассылку писем, публикацию статей на сайте, сообщений в социальных сетях и т. п.

Она также помогает избегать проблем в сфере клиентской поддержки, в этом случае практически невозможно потерять переписку с клиентами, а отслеживать запросы очень просто. При добавлении существующих или потенциальных клиентов в специальную программу, можно определенным образом настраивать уведомления и рассылку писем.

• Снижать число задач. За счет автоматизации бизнес-процессов предприятия задачи, выполняемые вручную, сводятся к минимуму. Рассылки сообщений, электронных писем, планирование и пр. выполняются при помощи специальных сервисов.
• Оптимизированно работать с сайтом. Автоматизация облегчает взаимодействие клиентов с сайтом компании. Специальные инструменты помогут обнаружить и устранить неполадки в его работе.
• Управлять проектами. Автоматизация бизнес-процессов управления предприятием и проектами помогает проводить отслеживание этапов выполнения задач. Руководитель и сотрудники могут в любой момент увидеть, на какой стадии реализации находится проект.
• Быстрее согласовывать текущие вопросы. Цепочка согласований в результате автоматизации становится короче, поэтому процесс занимает меньше времени.
• Анализировать продажи. Менеджеры отдела продаж получают данные в реальном времени, благодаря чему могут увидеть проблемы в «воронке», своевременно их устранить и в результате увеличивать количество продаж.
• Повышать эффективность коммуникаций. Благодаря автоматизации бизнес-процессов производства эффективность деятельности возрастает, поскольку действия становятся единообразными, а количество сбоев сводится к минимуму.
• Уменьшается количество ошибок. Людям свойственно ошибаться. Автоматизированным инструментам – нет. Их использование приводит к повышению эффективности и отсутствию ошибок, а в долгосрочной перспективе позволяет сэкономить на управленческих трудозатратах.

Автоматизация возможна практически в любом бизнес-процессе. Чаще всего ее используют в продажах, закупках, управлении персоналом, разработке продуктов, логистике, доставке, обучении, управления производительностью, анализе данных и оценке рисков.

Бизнес-процессы компании, которые можно автоматизировать и нельзя

Полностью автоматизировать деятельность компании невозможно. Мышление, общение с клиентами, коммуникация не подлежат автоматизации. Подбор персонала, управление компанией и корпоративная культура могут быть автоматизированы только частично. Это свидетельствует о высоком уровне социальности бизнес-процессов, о том, что человек рассматривается не только в качестве работника, но и как личность.

Порой владельцы компаний стремятся автоматизировать абсолютно все бизнес-процессы. Хотя использование прогресса в большинстве случаев идет на пользу делу, ряд процессов стоит оставить работать в ручном режиме. К ним относятся задачи:

• Для решения которых необходим комплексный подход и критическое мышление. Сложные, нестандартные, оригинальные решения люди принимают лучше сервисов и программ. В этой сфере следует прибегнуть к частичной автоматизации бизнес-процессов, например, доверить специальным программам составление отчетности и аналитики.
• Для решения которых необходимо эмоциональное включение в работу, к примеру, сложная обратная связь как с клиентами, так и с сотрудниками, увольнение и пр.
• Которые не структурированы и часто меняются. Если та или иная задача не может быть выполнена в соответствии с определенными правилами, то автоматизировать ее не стоит.

Остальные бизнес-процессы, относящиеся к одной из трех групп, и их можно автоматизировать:

Группа процессов	Вид и особенности автоматизации
Управляющие процессы связаны со стратегическим менеджментом и управлением предприятием	CRM, ERP, системы аналитики и управления проектами. Данные о компании, расширенная аналитика, распределение, делегирование, контроль за исполнением задач доступны руководству компании в полном объеме
Операционные процессы составляют основную деятельность организации. Эта группа включает в себя разработку продуктов, их производство и продажи, маркетинг, поддержку и пр.	CRM, ERP, системы управления проектами, ECM, WMS, САПР, АСТПП и другие специализированные программы. Могут быть универсальными, включающими в себя все подсистемы, или объединенными между собой
Поддерживающие процессы помогают решать внутренние бизнес-задачи. Они представлены системным администрированием, ITSM, бухгалтерским учетом, логистикой и пр.	Специализированное ПО, которое либо объединяют с системами предыдущей группы, либо используют самостоятельно (1С, тикет-системы, логистические маршрутные системы, М2М и пр.)
Процессы, в которых задействована существенная доля человеческого фактора	Программы, помогающие в подборе и управлении персоналом, корпоративные каналы, чаты, мессенджеры и пр. Они призваны облегчить работу, однако решающее значение при принятии решений имеет человеческий фактор

Простые примеры автоматизации бизнес-процессов

В таблице ниже можно наглядно увидеть, насколько облегчается выставление счетов в интернет-магазине при подключении автоматизации:

Без автоматизации	С автоматизацией
1. Получение заявки менеджером	1. Оставление клиентом заявки, в которой указаны реквизиты для выставления счета
2. Звонок клиенту, уточнение реквизитов, на которые перечисляется оплата	2. Получение клиентом на электронную почту счета с указанием верных реквизитов
3. Ручное формирование счета в Excel. Вероятность ошибки	3. Получение менеджером уведомления об оплате, отправка товара
4. Отправка счета клиенту
5. Обращение менеджера в бухгалтерию для уточнения и проверки поступления оплаты
6. Отправка товара после получения платежа

Другой пример: продажа корпоративных календарей клиенту в рекламном агентстве:

• обращение клиента с просьбой изготовить календари с корпоративной тематикой;
• прием заказа в работу менеджером;
• созвон с клиентом;
• встреча с клиентом, обсуждение деталей (дизайна, количества);
• согласование;
• подготовка коммерческого предложения;
• согласование с клиентом;
• подготовка и подписание договора (одновременно возможно пересогласование дизайна);
• получение предоплаты;
• начало работы;
• отгрузка образца;
• согласование;
• изготовление партии календарей;
• отгрузка клиенту;
• подписание итоговых документов;
• окончание сделки;
• направление предложения о заказе сувенирной продукции к 23 февраля.

Простой линейный бизнес-процесс, на который затрачивается около 8 рабочих дней. В среднем, каждый день ему уделяется примерно 2 часа (встречи занимают больше времени, созвоны – меньше).

На работу с клиентом менеджером затрачивается 16 часов. Наибольшее количество времени занимают встреча, подсчет товара на складе, общение с логистом (2 часа), подготовка коммерческого предложения (1 час), составление договора (2 часа), составление итоговых документов (1 час). Работа со складом и документами занимает 6 часов. Стоимость часа работы менеджера – 400 рублей.

Соответственно, перечисленные действия обходятся работодателю в 2,4 тыс. рублей. В случае крупного заказа – сумма небольшая. Допустим, кроме работы с календарями для корпоративных клиентов, другой работой менеджер не занимается, в месяц он работает с 10 клиентами. Следовательно, в месяц работа менеджера обходится работодателю в 24 тыс. рублей, в год – 264 тыс. рублей (месяц – отпуск).

При использовании компанией системы CRM, в режиме реального времени показывающей количество товаров на складе, имеющей шаблоны договоров и коммерческих предложений, формы итоговых документов, менеджеру не требуется вручную составлять документы, просчитывать стоимость, печатать реквизиты, искать логиста и пр.

Для заполнения документации ему потребуется всего лишь 10–20 кликов, при этом сведена на нет вероятность ошибок в написании наименований, указании реквизитов, расчете скидок и т. д. То есть временные затраты менеджера сократятся примерно в 6 раз. При этом он сможет работать с большим количеством клиентов. Таким образом, расходы компании снизятся, а прибыль, напротив, возрастет за счет большего количества заключенных сделок.

Если менеджер в месяц обслужит 15 клиентов, то без автоматизации бизнес-процессов его работа обошлась бы компании в 396 тыс. рублей (11 месяцев × 15 клиентов × 2,4 тыс. рублей). С учетом автоматизации и использования CRM-системы – 66 тыс. рублей. Лицензия CRM стоит около 16 тыс. рублей и окупается очень быстро за счет перехода на новый уровень организации процесса.

Таким образом, внедрение новых систем существенно снижает стоимость работы компании, одновременно повышая ее доход.

8 этапов автоматизации бизнес-процессов

Этап 1. Постановка целей

Руководители некоторых компаний могут не видеть смысла в изменении концепции и автоматизации бизнес-процессов при условии, что работа и так налажена. На счета поступает прибыль, и необходимость тратить деньги и время на внедрение непонятных систем кажется чем-то сомнительным. Если у руководства фирмы отсутствует четкая цель, то результат автоматизации вряд ли его удовлетворит.

Но если в работе есть проблемы, то для их решения как раз и нужна автоматизация. Устранение пробелов – цель внедрения новых систем и программ. Для начала определяется цель, затем разрабатываются конкретные задачи, а после – проводится работа по автоматизации основных бизнес-процессов. Однако важно помнить о том, что алгоритм работы – не исполнитель, а лишь помощник.

Ни одна программа полностью не сможет заменить менеджера, бухгалтера или сотрудника отдела кадров. Однако качество их работы она может повысить в несколько раз.

Этап 2. Определение бизнес-процессов

Второй этап заключается в описании бизнес-процессов. В идеале они должны быть описаны все, как минимум – половина. Однако если у компании нет времени и ресурсов на подробные действия, то можно начать именно с проблемных моментов. Те процессы, с которыми возникает больше всего сложностей, и следует автоматизировать в первую очередь.

Существует три варианта описания бизнес-процессов:

• Текстовый. Это простой, однако длительный и малоэффективный способ. Среди большого объема текста сложно выделить ключевые моменты. Для облегчения процесса можно взять типовые должностные инструкции и адаптировать под конкретную компанию: убрать ненужное, добавить задачи, выполняемые сотрудниками.
• Табличный. Более сложный, но при этом наиболее структурированный вариант. Информация в таблице конкретнее, действия описывать проще, нет большого количества лишних слов.
• Схематичный. Наиболее длительный, но эффективный способ. В Интернете существует множество инструкций по составлению блок-схем. Также можно воспользоваться специальными программами, например, MS Visio.

Выбрать процессы, которые необходимо описать и автоматизировать, несложно. Нужно вернуться к поставленным целям, определить их отдельные характеристики, выяснить, что поможет получить эти характеристики, после чего соотнести их с действиями в бизнес-процессах.

Это поможет выработать шаги, которые приведут или должны привести к результату. Время для этих действий и следует освободить за счет автоматизации остальных, имеющих меньшую значимость.

Этап 3. Разработка ТЗ

После того как фронт работ определен, следует подготовить ТЗ. В нем подробно прописывается результат, который должен получиться в итоге. Шаблоны ТЗ можно найти в Интернете.

Техническое задание необходимо социалисту, который будет заниматься непосредственной разработкой и автоматизацией бизнес-процессов, т. е. внедрением алгоритмов и необходимого программного обеспечения. Оно поможет ему понять, что следует делать и какой результат необходим.

Конечно, можно обойтись и без него. Однако четкое, точное, грамотно составленное ТЗ помогает в случае возникновения споров между исполнителем и заказчиком.

Этап 4. Выбор ПО

Наиболее ответственный этап, поскольку предполагает поиск именно того программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов, которое максимально удовлетворит организацию. На рынке представлено огромное количество систем разной ценовой категории, различной степени сложности, которые подойдут для небольших интернет-магазинов или для крупных юридических компаний.

Можно сделать наоборот, т. е. сначала изучить предлагаемые варианты ПО, а затем смотреть, как выбранная программа поможет в оптимизации бизнеса. Однако правильнее сначала разобраться в бизнес-процессах, досконально изучить их, это поможет лучше донести ценности до подрядчиков.

При выборе программного обеспечения и информационных систем для автоматизации бизнес-процессов необходимо обращать внимание на следующее:

• Гибкость, благодаря которой продукт удовлетворит цели конкретной компании. Да, большая часть ПО – готовые решения для бизнес-задач. Однако не компания должна подстраиваться под программы, а алгоритмы должны учитывать нюансы ее деятельности. Этот критерий имеет существенное значение, поскольку изменения в бизнесе происходят постоянно, а значит у ПО должна быть возможность их учитывать.
• Интеграции, возможность подключения и объединения ПО с различными аналитическими программами, системами и сервисами – еще один немаловажный критерий при выборе. Чем больше можно интегрировать, тем лучше.
• Техподдержка, в которую можно обратиться в любое время. Режим работы 24/7 особенно важен для компаний, работающих круглосуточно. Выход ПО из строя в ночные часы в противном случае грозит простоем до начала рабочего дня сотрудников техподдержки.
• Цена. Производители предлагают программное обеспечение по различной стоимости от дешевых версий до очень дорогих. Для экономии можно выбирать ПО только с необходимым функционалом. Некоторые компании предлагают бесплатный тестовый период, в течение которого можно убедиться, что оно оптимально удовлетворяет требования заказчика.

Этап 5. Внедрение

После описания бизнес-процессов, изучения и подбора ПО наступает время его внедрения в работу компании. Заниматься установкой программного обеспечения можно как самостоятельно, так и с помощью приглашенных специалистов.

Этап 6. Составление инструкций

Следующий этап автоматизации бизнес-процессов состоит во внесении изменений в должностные инструкции сотрудников. Причем новые обязанности и алгоритмы работы должны быть в них детально прописаны.

Каждый сотрудник должен знать:

• чем он занимается;
• чем не занимается;
• как и с помощью чего он выполняет свою работу;
• какими инструментами и программами пользуется;
• с какими проблемами может столкнуться, как их решать;
• к кому обращаться при возникновении вопросов и сложностей.

В инструкции необходимо прописать основные должностные обязанности, порядок их выполнения с использованием нового ПО, также особенности работы с автоматизированными системами. Лучше наглядно продемонстрировать сотрудникам, как работать с новыми инструментами. Сделать это можно:

• В текстовом формате. Письменные инструкции для каждой должности, в которых будет подробно прописан порядок действий сотрудника и особенности использования ПО. Для большей наглядности текст стоит дополнить соответствующими скриншотами.
• В видеоформате. Помимо письменных пояснений в работе поможет общая видеоинструкция. Скорее всего, она есть у разработчика. Благодаря видео сотрудникам будет проще понять, как пользоваться инструментами, которые не требуются им для ежедневного исполнения своих непосредственных обязанностей.

Этап 7. Обучение персонала

После автоматизации бизнес-процессов требуется обучение сотрудников работе в новых условиях. Этот этап нельзя назвать обязательным для всех компаний. Молодые специалисты разберутся сами на основании инструкций, а работников более старшего возраста следует обучить работе с ПО. Этим может заняться сотрудник отдела кадров или специалист, разбирающийся в установленных системах.

Имеет значение и сложность ПО. Для успешного освоения 1С недостаточно одной лекции. Сотрудники, которые будут работать с этой программой, проходят специальные курсы, по итогам которых сдают экзамены.

В других случаях, когда без обучения не обойтись, его можно выстроить по следующей схеме:

• Теория. Этот этап предполагает изучение инструкций, разработанных в компании. Одного дня для подготовки будет достаточно.
• Практика. Предполагает освоение системы автоматизации бизнес-процессов под контролем сотрудника, который в ней разбирается. Если ПО сложное, то не стоит сразу самостоятельно допускать работников к нему.
• Экзамен. После освоения теории и практических занятий сотрудники сдают экзамен, подтверждающий их способность выполнять задачи, не обращаясь к инструкции. После этого они могут самостоятельно приступать к работе с новыми алгоритмами.

Этап 8. Анализ эффективности, корректировка

Последний этап – оценка эффективности автоматизации бизнес-процессов. Следует иметь в виду, что даже после сдачи экзамена поначалу ошибки в работе неизбежны. Причем они могут как допускаться сотрудниками, так и оказаться следствием неправильного или недостаточно подробного описания бизнес-процессов.

В ошибках нет ничего критичного, главное, их вовремя выявить, проанализировать и устранить, то есть откорректировать работу ПО. Это может занять несколько месяцев. Ошибки могут выявляться и спустя более длительный срок. Их снова надо исправлять, вносить изменения в инструкции, тестировать работу, вновь корректировать. И при этом искать новые бизнес-процессы для автоматизации.

Основные средства автоматизации бизнес-процессов

Excel

Бесплатная программа, знакомая практически каждому, поскольку о ней рассказывали в школе на уроках информатики.

Эта программа помогает в расчетах, формировании отчетности и составлении графиков. У нее достаточно сложный интерфейс, разобраться с которым под силу не каждому. Поэтому в какой-то степени Excel только усложняет работу сотрудников компании.

Он поможет составить отчет, однако шаблонов договоров в нем не содержится, а значит, в этой части программа бесполезна. О необходимости созвонов или встреч с клиентами он также не напомнит. В целом, Excel подойдет тем, кто готов в нем разбираться:

• Сфера применения: отчетность и расчеты.
• Стоимость: бесплатно.
• Для кого: для менеджеров, бухгалтеров небольших компаний.

Программные продукты 1С

Наиболее востребованное профессиональное ПО для автоматизации бизнес-процессов. Для того чтобы работать с ним, необходимо пройти обучение. Достоинство этого продукта заключается в широкой линейке программ, охватывающих различные сферы бизнеса, в том числе:

• 1С: Предприятие.
• 1С: Зарплата и управление персоналом.
• 1С: Управление торговлей.
• 1С: Розница.
• 1С: Упрощенка.
• 1С: Отчетность предпринимателя.
• 1С: Государственные и муниципальные закупки.

Недостатки:

• Сложность установки, настройки и поддержки ПО. Для этого придется либо обращаться к стороннему специалисту, либо включать в штат соответствующую должность.
• Для работы с программным обеспечением потребуется пройти специальное обучение.
• 1С – готовые решения для отдельных участков бизнеса, их нельзя подобрать индивидуально под конкретное предприятие.

Комплексная автоматизация бизнес-процессов с помощью 1С:

• Сфера применения: на различных участках бизнеса.
• Стоимость: варьируется от нескольких сотен до нескольких миллионов рублей.
• Для кого: для средних и крупных компаний.

CRM-системы

Сервис для автоматизации бизнес-процессов в небольших и средних компаниях. Помогает автоматизировать продажи, маркетинговые кампании, управление проектами.

Достоинства:

• CRM проще внедрить, с ней проще разобраться, чем с 1С;
• возможность индивидуальной настройки для конкретной компании.

CRM-системы облегчают работу менеджеров, выполняя за них рутинную работу:

• формирование заявок;
• заполнение счетов и договоров;
• напоминание о звонках, встречах;
• контроль за выполнением задач;
• создание и заполнение клиентских карточек;
• ведение базы клиентов и др.

Благодаря автоматизации бизнес-процессов при помощи CRM повышается продуктивность работы сотрудников и результативность бизнеса в целом.

• Для кого: для менеджеров и руководителей средних и небольших компаний.
• Стоимость: варьируется, зависит от пакета и его наполнения.
• Сферы применения: автоматизация бизнес-процесса продаж и управления коллективом, проектами.

ERP-системы

Программное обеспечение, при помощи которого автоматизируют основные процессы на предприятии: работу в цехах, закупки, бухгалтерский учет, внутренний документооборот и т. д. 1С также можно отнести к ERP-системе, поэтапно автоматизирующей все бизнес-процессы.

Преимущество автоматизации бизнес-процессов с помощью ERP заключается в возможности управления деятельностью всей компании из единого центра. В работе ПО используются ресурсы, активы, персонал, инструменты менеджмента. За счет его использования можно также внедрять новые бизнес-процессы.

Кроме того, это модульное ПО, позволяющее проводить поэтапное внедрение новых алгоритмов работы.

• Для кого: для средних и крупных компаний.
• Стоимость: высокая.
• Сфера применения: поэтапная автоматизация всех бизнес-процессов предприятия.

PM-системы

PM (Project Management) используется для управления проектами. ПО не поможет в составлении договоров, заполнении счетов-фактур, направлении документов контрагентам. Его задача заключается в эффективном управлении проектами: подключении нужного количества исполнителей, постановке задач, назначении ответственных лиц, сроков исполнения, контроле за выполнением задач.

Такой способ автоматизации бизнес-процессов оптимален для организаций с проектным принципом управления (рекламных агентств, IT-компаний, издательств и прочих, одновременно занятых в работе над несколькими проектами).

С помощью PM-систем можно увидеть, кто из сотрудников что делает, сколько времени у него на это уходит. Сотрудников система предупреждает о дедлайнах, руководство – о том, что срок исполнения уже прошел, а задача не исполнена, уведомляет о том, кто работает лучше, а кто – хуже.

Их недостаток заключается в ограниченном функционале. Для автоматизации большей части бизнес-процессов лучше установить CRM-систему.

• Для кого: для организаций с проектным принципом управления.
• Стоимость: доступная.
• Сфера применения: управление проектами.

Системы аналитики

Подходят для автоматизации маркетинговых бизнес-процессов в онлайн-сфере. Прежде чем покупать платную версию, можно воспользоваться бесплатными системами: Яндекс.Метрикой и Google Analytics.

С помощью систем аналитики можно выяснить:

• откуда пришли покупатели;
• их пол и место проживания;
• используемые ими устройства;
• время, проведенное на сайте, что просматривали;
• конверсию и пр.

Залог успеха в данном случае – правильное использование систем аналитики. Потренировавшись на бесплатных продуктах, можно переходить к использованию платных вариантов. Они не только соберут все возможные данные, но и соотнесут их с коммерческими результатами, покажут, что влияет на успех магазина. Эти сведения помогут в дальнейшем принимать нужные решения.

• Для кого: для онлайн-бизнеса.
• Стоимость: платные и бесплатные версии.
• Сфера применения: анализ работы в Интернете.

Другие системы

Выше перечислены основные системы, помогающие в автоматизации бизнес-процессов. Расскажем и о другом, реже используемом, программном обеспечении:

• Системы управления рекламными кампаниями. Поисковые системы, социальные сети имеют собственные рекламные кабинеты. Запуская масштабную кампанию лучше воспользоваться специальной системой, в которой будут сосредоточены данные по всем рекламным площадкам.
• Системы контроля рабочего времени. Если большинство сотрудников работает удаленно, то использование таких систем поможет руководству организации отследить, во сколько сотрудники начинают и заканчивают рабочий день, что именно они делают в течение дня и т. п.
• CMS-системы предназначены для управления сайтами. Сейчас не нужно обладать глубокими познания в области IT или прибегать к помощи специалистов, чтобы добавить на сайт новый раздел или кнопку.

Главные ошибки автоматизации бизнес-процессов

Чтобы избежать ошибок при автоматизации бизнес-процессов, стоит ознакомиться с основными из них:

• Отсутствие плана работы. Если не определены этапы автоматизации бизнес-процессов и сроки их выполнения, то возрастает вероятность затягивания процедуры. Следовательно, необходимо устанавливать дедлайны, назначать ответственных лиц и контролировать деятельность по внедрению новых алгоритмов работы.
• Отсутствие понимания того, какие бизнес-процессы нуждаются в автоматизации. Поэтому, в первую очередь, необходимо понять, как должен выглядеть процесс, а затем обращаться к специалистам, которые расскажут, как прийти к результату.
• Отсутствие ресурсов приведет к тому, что проект начнется, но не закончится из-за того, что у компании нет финансовой возможности довести его до завершения.
• Отсутствие одобрения со стороны сотрудников. Руководству компании важно донести до сотрудников, что изменения облегчат их работу, сэкономят время и силы.
• Отсутствие должного внимания. Для специалиста, занимающегося автоматизацией бизнес-процессов, эта задача должна быть основной. Постоянные срывы сроков, отсутствие инициативы и пр. – повод провести проверку и решить вопрос о необходимости замены исполнителя.
• Отсутствие критериев оценки автоматизации. Для грамотной оценки результатов автоматизации бизнес-процессов необходимо поставить конкретные цели, а потом отслеживать их достижение.

Автоматизация бизнес-процессов необходима не только крупным предприятиям, но и среднему и малому бизнесу. Она помогает в отстройке от конкурентов, повышении эффективности работы, снижении затрат и увеличении прибыли компании.

Не стоит игнорировать современные информационные технологии и автоматизацию бизнес-процессов, а также возможности, которые они открывают перед бизнесом – лучше адаптировать их под нужды компании. И помнить о том, что эффективное использование ПО зависит от сотрудников, работающих с ним.