Удаленный бизнес: организация взаимодействия с сотрудниками

Обновлено 11 февраля 2022

Удаленный бизнес, то есть дистанционное ведение дел как руководителем компании, так и ее сотрудниками, стал возможен довольно давно, как только развитие информационных технологий достигло определенной ступени. Однако до недавних пор подобные возможности использовались в малой степени или не применялись вовсе.

Ситуацию изменила пандемия. Многим фирмам волей-неволей пришлось перейти на подобный формат работы. И так вышло, что бизнесмены оценили данный подход, признали все его преимущества. Конечно, в курсе они и всех возможных проблем, связанных с переходом на удаленку. Но если организовать дело с умом, то плюсов тут окажется гораздо больше, чем минусов.

Но как это сделать? Разберемся.

Преимущества удаленного бизнеса

Представители бизнеса, имеющие достаточный опыт в своей сфере, точно знают, что деятельность в удаленном формате будет актуальна ближайшие 5-10 лет. Еще до пандемии намечался переход на дистанционную работу внутри предприятий, а также во время контактов с партнерами, клиентами, но ситуация с вирусом ускорила процесс.

Многие лидеры рынка отказываются от традиционных форматов деятельности, отдавая предпочтение удаленке либо гибридному режиму. Речь идет о таких фирмах, как Aviasales, Mail.ru, Spotify, Twitter, Dropbox, и это только малая часть огромного списка. Стало очевидно, что при ведении удаленного бизнеса команда работает не менее эффективно, чем прежде, а сами сотрудники уже привыкли к комфортному режиму и не готовы с ним расставаться.

Есть несколько факторов, которые позволяют фирмам, работающим дистанционно, становиться все более конкурентоспособными.

Расходы на аренду помещения

Специалисты выполняют свои обязанности, оставаясь дома, находясь на территории коворкинга или в другом удобном месте. Поэтому работодатель может отказаться от большого офиса в пользу более компактного и дешевого или совсем не пользоваться арендой.

Коммунальные платежи и другие расходы

Чем меньше людей находится на работе, тем ниже расход электроэнергии, воды и прочих ресурсов, поэтому удаленному бизнесу не приходится оплачивать большие счета. Кроме того, не нужно часто обслуживать помещения, оргтехнику либо можно вовсе этого не делать.

Оплата труда

Дистанционная работа предполагает, что компания платит сотрудникам только за отработанные на благо определенного проекта часы. Специалисты понимают, что в изменившихся условиях невыгодно имитировать активную деятельность, поскольку без выполненного проекта они лишаются значительной части дохода.

Возможность увеличения зарплаты

Речь идет о выгоде для персонала. Если жители крупных городов давно привыкли к большому доходу, то для регионов он в новинку.

Удаленная работа стирает эти границы, и люди получают возможность хорошо зарабатывать вне зависимости от своего местонахождения. А чтобы не потерять достойную зарплату, они готовы качественно выполнять свои обязанности.

Эффективность труда

Согласно исследованиям Google, Microsoft, IWG, благодаря дистанционке креативные и гибкие сотрудники выходят на новый уровень производительности. Ученые из Стенфордского университета выяснили, что у удаленных сотрудников продуктивность выше примерно на 13%, чем у их коллег, постоянно находящихся в офисах.

Персонал по всему миру

Удаленный бизнес может набирать штат, не обращая внимания на географическое положение работников. Такие возможности высоко ценят рекрутеры, поскольку им открыта вся страна и мир.

Режим работы

При удаленном формате удается расширить график работы фирмы: поскольку люди находятся в комфортных условиях дома, они могут посвящать больше времени профессиональной деятельности, чем в офисе. Здесь все зависит от личной дисциплины и навыков самоорганизации.

Допустим, компания получила вечером срочный заказ, в этом случае руководитель связывается со специалистами, у которых есть возможность посвятить проекту вечернее время. В итоге клиент не должен ждать следующего дня и выхода персонала в офис. Таким образом, удаленный бизнес зарабатывает хорошую репутацию, лояльность заказчика повышается.

Сохранение штата, несмотря на кризис

Все названные выше факторы позволяют добиться этого преимущества. Когда предприятие сокращает затраты на аренду, обслуживание офиса, нанимает ценные удаленные кадры, работает дольше, чем другие представители рынка, у него выше шансы спокойно выйти из любого экономического кризиса.

Возможные проблемы с переходом сотрудников на дистанционную работу

Дистанционная работа имеет и минусы, иначе на этот формат давно перешли бы многие российские компании. Каждый работодатель должен представлять себе недостатки удаленного управления бизнесом:

Трудности с продуктивностью

Далеко не любой сотрудник способен показывать хорошие результаты, работая дома. Это связано с множеством отвлекающих факторов, проблемами с концентрацией, прокрастинацией. Как только подобное поведение распространится на большую часть персонала, компанию ждут серьезные сложности.

Недостаточное качество работы

Данный минус является следствием предыдущего. Низкая концентрация, продуктивность вызывают безответственное отношение к обязанностям. Чаще всего работники углубляются в задачу, когда до сдачи остается минимум времени.

Сложности при необходимости быстро выйти на связь

Срочно связаться с работником на удаленке не всегда просто, из-за чего трудно поставить задачу, требующую незамедлительного решения. Подобные вопросы встают особенно остро, когда головной офис и сотрудник находятся в разных часовых поясах. В результате удаленному бизнесу сложно выполнять срочные проекты.

Проблема в области технического оснащения

Каждому члену команды нужен компьютер и хороший Интернет – сегодня эти ресурсы есть практически у всех. Однако иногда у ценного сотрудника дома нет даже ноутбука либо возможности установить быстрое интернет-соединение.

Отсутствие рычагов воздействия на персонал

Руководителю сложно сказать, чем именно занимаются его работники в течение трудового дня. Он не может влиять на процесс выполнения задач и замерять, насколько эффективно его воздействие.

Допустим, при стандартном режиме работы управленец видит, что человек не явился на работу, и применяет штрафные санкции. На удаленке начальник не влияет на дисциплину или не может уволить члена команды, если тот оформлен по обычному договору.

Так как важно создать удаленный бизнес и защитить его от подобных проблем, компании нужно оформить дополнительное соглашение к основному ТД, в котором подробно прописаны все причины для увольнения.

Риск отказа в одностороннем порядке

Часто бывает, что фирма принимает в штат «глухарей», то есть людей, которые приступили к работе над проектом, а потом пропали. Задача остается невыполненной, срываются сроки, предприятие теряет прибыль и сотрудника.

Сложность при оценке специалиста

Речь идет о приеме на работу новых людей. Крайне трудно понять их квалификацию и уровень знаний без личного общения, не доверив один из проектов. Портфолио можно подделать, разместить в нем чужие работы, поэтому удаленный бизнес всегда рискует, нанимая работников.

Негативное воздействие на репутацию

Не все компании положительно относятся к партнерам, которые перешли на дистанционный формат, поскольку прекрасно представляют себе перечисленные выше недостатки, такие как риск некачественной работы, несоблюдение сроков, отказы. Аналогичное отношение достаточно распространено и среди частных клиентов.

Проблема доверия

Хотя это случается не так часто, но иногда удаленные работники ради заработка делятся с конкурентами закрытыми сведениями. Подобные эксцессы обычно происходят с недавно принятыми в компанию людьми и фрилансерами.

Краткая инструкция по переводу сотрудников на удаленную работу

Перевод сотрудников на дистанционную работу происходит с обязательным участием IT- и HR-отделов.

Первый отвечает за интеграцию новых инструментов и CRM-системы, настройку программ на личных ПК специалистов, что нередко выполняется при помощи удаленного рабочего стола. Тогда как на HR возлагается юридическая составляющая вопроса, проведение обучения программам и создание нового рабочего регламента.

Инструменты, используемые при организации и работе удаленного бизнеса

В первую очередь, необходимо позаботиться о создании общего онлайн-пространства, чтобы в его пределах обсуждать рабочие вопросы, ставить задачи, отслеживать их выполнение. Для этого понадобится стартовый набор инструментов:

• CRM-система/task-менеджер – это, по сути, виртуальный офис, где протекают все рабочие процессы.
• Zoom и Telegram/WhatsApp обеспечивают коммуникацию с персоналом, причем Zoom используется для видеозвонков, а чаты в мессенджерах – для обмена новостями, обсуждения организационных вопросов.
• Google-документы, таблицы, презентации, так как документооборот полностью переходит в облако. Отчеты, рабочие материалы не должны оставаться на домашних компьютерах сотрудников.

Оборудование и обучение

Обычно дома у работников нет необходимого оборудования, такого как ноутбуки или гарнитуры, либо страдает его качество. Также могут быть проблемы со стабильной связью. Еще одна сложность вызвана недостаточной подготовкой некоторых членов команды к удаленным бизнес-процессам.

Чтобы в дальнейшем защитить себя от большинства проблем, важно сразу:

• Убедиться, что у каждого работника есть исправная гарнитура и компьютер, позволяющий выполнять профессиональные обязанности. Возможно, компании придется приобрести оборудование для персонала, и это наиболее затратная часть перехода к удаленному бизнесу.
• Регламентировать время, в которое члены команды должны быть онлайн, при этом пользоваться не мобильным Интернетом, а домашним стабильным интернет-соединением. Удаленный офис не является фрилансом, поэтому не допускается работа во время прогулки в парке или с планшета.
• Научить работников пользоваться CRM-системой, облаком, документами, сервисом видеосвязи, протестировать уровень знаний по данным темам.

Таким образом компания справится со всеми перечисленными сложностями и сможет приступить к активной и продуктивной деятельности.

Регламент, учет времени работы

Только результаты труда позволяют понять, что человек занимался делом. Лучше отказаться от учета рабочего времени компьютеров персонала за счет специальных программ. Ведь подходы, которые зарекомендовали себя в офисе, замедляют дистанционную работу и провоцируют стресс.

Лучше ставить задачи в CRM-системе и использовать жесткий регламент:

• Назначьте еженедельное собрание по понедельникам в 9 утра. Еще в пятницу необходимо формировать и скидывать в общий чат темы, которые будут обсуждаться на планерке – так коллеги смогут подготовиться.
• Решите, с какой периодичностью менеджеры проектов должны ставить задачи и контролировать их выполнение. Они могут делать это раз в неделю и проверять результаты по пятницам либо раз в день, чтобы отслеживать эффективность каждое утро.
• В течение рабочего дня, то есть примерно 5–8 часов каждый специалист должен быть онлайн. Задача руководства – обозначить точное время, допустим, с 9 утра до 16 часов.
• Необходимо вести периодическую отчетность в графиках и таблицах Excel, так как большинство вопросов при ведении удаленного бизнеса невозможно решить по устному запросу. Вся информация должна храниться в общем облаке, а подготовку отчетов можно возложить на CRM-систему.
• Результаты работы за неделю лучше обсуждать по пятницам: проговорите, что уже сделано, чем предстоит заняться, какие слабые места есть у проекта.

Не менее важно обсудить с членами команды организацию рабочего места, поскольку продолжительная работа из дома приводит к тому, что постепенно исчезает граница между домом и работой. В итоге во время планерки в Zoom коллеги видят на заднем фоне бегающих детей, мужа в пижаме, слышат заставку сериала.

Избежать подобных перемен можно, строго обозначив границы. Во время совещания по видеосвязи в кадре должен быть сам сотрудник и его рабочее место, то есть стул, стол и стена – коллективу не нужно видеть все остальное.

Аспекты законодательства

Подготовьте список работников, которых вы готовы перевести на удаленной формат. Далее необходимо обсудить с ними такую перспективу и получить согласие, после чего нужно подготовить ряд документов:

• приказ о переводе специалиста на дистанционную работу;
• дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с переводом;
• приказ об изменении условий ТД.

Готовясь к переходу на удаленный бизнес, важно быть терпеливым, ведь вашей команде нужно перестроиться, чтобы активно трудиться в непривычном режиме. Скорее всего, первая пара недель окажется трудной, но к концу месяца все забудут о былых проблемах.

5 полезных рекомендаций по переводу бизнеса на удаленку

Не существует способа, который подошел бы всем, ведь многое зависит от особенностей конкретного предприятия. Однако вы можете воспользоваться следующими рекомендациями:

• Выберите цель

Поставьте перед компанией задачу перейти на дистанционную работу и приступайте к ее выполнению. Если вы испытываете сложности, сообщите коллективу, что закрываете офис к концу года, и теперь фирма работает удаленно. Сообщите о переменах партнерам компании, своей семье, друзьям, выложите пост в соцсетях.

Когда о цели знает большое количество людей, от нее сложно отказаться.

• Поймите, что между процессами в офисе и дистанционной работой нет разницы

При переходе к удаленному бизнесу меняется только поле деятельности: планерки перемещаются из переговорной комнаты в Zoom, а офисную кухню заменяет общий чат. Тогда как кабинет уступает место комфортному пространству, обустройство которого зависит только от пожеланий самого сотрудника.

• Установите определенную систему взаимодействия

Работникам важно все время получать обратную связь и видеть, как распределяются обязанности. Используйте корпоративный чат, чтобы обсуждать рабочие задачи, проводите собрания на регулярной основе – лучше всего выбрать для этого начало рабочего дня и встречаться каждый день.

Дайте сотрудникам возможность делиться идеями, рассказывать о завершенных задачах, планах. Используйте предельно понятную систему мотивации – людям важно понимать, каких показателей они должны добиться за квартал, в том числе, для получения премии.

• Обеспечьте официальное трудоустройство

Этот подход дает коллективу определенные гарантии, людям проще доверять вам как работодателю, даже если вы и ваши работники находитесь в разных странах.

• Поменяйте стиль работы

Переходя к варианту удаленного бизнеса, нужно отказаться от оценки отработанного времени и начать рассматривать реальные результаты деятельности. Труднее всего этот шаг дается фирмам, в которых авторитарный управленец уверен, что он обязан все время контролировать своих подчиненных.

Обычно он требует устанавливать камеры видеонаблюдения, регулярно делать скриншоты экрана компьютера. Руководитель считает, что сотрудники не хотят работать и быстро расслабятся без его железной руки.

Однако, согласно исследованиям, люди высоко ценят уважение со стороны начальства и предоставляемую свободу действий. Если предприятие определяет количество успешно завершенных задач, а не проведенное в офисе время, ему проще перейти на удаленный режим.

Во время дистанционной деятельности рабочее время учитывается, как и при офисной. Поэтому изначально необходимо обозначить, во сколько начинается день сотрудника, когда он должен оставаться на связи. А также обозначить периоды, в которые люди отдыхают, и никто не будет их беспокоить.

5 распространенных ошибок при переводе сотрудников на дистанционную работу

Здесь будет идти речь не о технических, организационных трудностях, а о проблемах в области коммуникации, контроля. При переходе бизнеса на удаленный формат многие управленцы совершают такие промахи:

• • Большое количество чатов

    На первых порах в компании появляются отдельные чаты для каждого проекта, чаты отделов, обсуждения срочных задач и так далее.

    В итоге большую часть рабочего времени коллектив тратит на разговоры о задачах, поиск документов и ссылок, отправленных в одну из групп. Тогда как реальные проекты остаются без изменений.

  • Отсутствие регламента проведения собраний

    Без предварительно подготовленного списка актуальных вопросов планерка рискует растянуться на пару часов вместо отведенного на нее получаса. При этом темы, скорее всего, будут далеки от ваших задач либо обсуждение рабочих моментов пойдет по второму, третьему кругу.

    Помните, что планерка в Zoom должна проходить в виде короткого звонка по делу.

• Избыточный контроль

  Ведя удаленный бизнес, не требуйте, чтобы люди быстро отвечали на сообщения. Когда перед специалистом стоит задача, нет смысла каждый час интересоваться у него, как идет процесс.

  Вам ни к чему получать отчет о проделанной работе на ежедневной основе, ведь слишком активный контроль приводит к снижению продуктивности, вы просто отвлекаете коллег от их обязанностей.

• Стремление работать индивидуально с каждым сотрудником, а не в команде

  Нельзя ставить отдельные задачи, если специалисты не видят цели проекта. Им важно знать, что они трудятся над общей задачей, и четко представлять себе ее.

  Поэтому в онлайн-пространстве нужно создать закрытое сообщество, соцсеть с определенной целью и культурой.

• Отсутствие дедлайнов

  Человек склонен откладывать любую неприятную скучную работу, если срок ее выполнения не ограничен. Это приводит к тому, что рутинные вопросы остаются без внимания, а все рабочее время уходит на творчество.

5 полезных сервисов для ведения удаленного бизнеса

Дистанционно можно организовать работу фрилансеров, снизить затраты на юридические услуги. Далее представлены сервисы для ведения бизнеса онлайн.

Fiverr

Это популярная зарубежная биржа удаленной работы, где специалисты предлагают услуги в сфере digital-маркетинга, копирайтинга, консалтинга, пр. Бизнесмен с удаленным бизнесом может найти здесь сотрудников из разных стран по выгодной цене. Так, фрилансеры из Южной Азии предоставляют доступные SMM-услуги.

Ресурс имеет такие достоинства:

• удобное меню с предложениями из разных сфер;
• фильтрация по цене, отзывам, уровню исполнителя, прочим характеристикам;
• гибкие цены;
• выполнение задач в предоставленные сроки.

Регистрация на Fiverr бесплатная.

«Банк 131»

Сервис для фирм, ведущих расчеты с исполнителями на онлайн-платформах, таких как агрегаторы, маркетплейсы, биржи фрилансеров. «Банк 131» дает возможность переводить оплату самозанятым, фрилансерам на российские и иностранные банковские карты, счета, электронные кошельки.

Подходит зарубежным предприятиям, которые осуществляют свою деятельность на территории нашей страны.

Ресурс дает такие возможности:

• регистрация самозанятых, оплата их услуг с вычетом налога;
• открытие счетов для иностранных компаний, оформление уплаты НДС;
• мультирасчеты для выплат контрагентам агрегаторов, маркетплейсов и других площадок;
• быстрые, при этом удобные выплаты физлицам по API или по списку.

Немаловажно, что здесь можно бесплатно открыть счет.

Miro

Благодаря интерактивным онлайн-доскам руководитель удаленного бизнеса планирует и отслеживает ход проектов, задействовав всех членов команды. На дашбордах можно рисовать, делать заметки, загружать файлы, документы, оставлять стикеры.

Портал дает ряд возможностей:

• доступ к библиотеке шаблонов для создания планов, метрик, стратегий, пр.;
• «отслеживание курсора», благодаря которому пользователь следит за действиями собеседников;
• текстовый, голосовой, видеочат;
• экспорт заполненных досок в виде картинок или в формате PDF.

DocSend

Сервис предназначен для хранения документов, также он позволяет делиться ими. Подойдет для молодых фирм, отправляющих инвесторам питч-деки. Так, благодаря опции аналитики просмотров по страницам удается понять, какие слайды показались наиболее важными.

В платформу интегрированы самые востребованные на данный момент сервисы и приложения, в том числе Google Docs, Zoom, Excel.

DocSend имеет такие функции:

• push-уведомления, сообщающие о просмотрах отправленных ссылок, аналитика для каждой страницы;
• размещение цифровых водяных знаков, позволяющих защитить документы удаленного бизнеса;
• «комнаты», предназначенные для хранения цифровых данных с персонализированными лого и баннерами;
• поддержка электронной подписи.

StartExam

Это сервис для тестирования сотрудников небольших фирм. А именно: в нем можно создавать тестовые задания для потенциальных кандидатов, проводить собеседования в онлайн-формате.

Он имеет такие функции:

• конструктор тестов и опросов;
• инструменты для проверки ответов, оценки результатов и формирования на их основе отчетов;
• простой интерфейс, позволяющий работать с тестами сразу после просмотра пятиминутной инструкции;
• девять типов заданий для проверки знаний: единственный и множественный выбор, сортировка, соответствие, текстовый ввод, эссе, шкала Ликерта, интервью в видеоформате и метод «360 градусов»;
• работает через Сеть без установки на ПК.

Гибридная форма работы

Есть бизнес, который невозможно полностью перевести на удаленку, например производственные предприятия. Однако за время пандемии стало очевидно, что некоторые их работники могут выполнять свои обязанности из дома.

В первую очередь, речь идет об отделах, чья деятельность завязана на телефоне и компьютере. Дистанционно могут работать:

Бухгалтеры

Большую часть операций эти специалисты выполняют в бухгалтерских программах, даже первичные документы можно перевести в электронный формат, чтобы загрузить в облачные сервисы или отправить по e-mail. Если говорить о кассире, который принимает и выдает наличные, здесь нужно вносить наличные через банк и переводить деньги на карты.

Кадровый отдел

Учет кадров, оформление отпусков, прием, увольнение работников можно осуществлять не только из офиса. Специалист принимает оригиналы заявлений по почте либо через курьера. А поскольку сейчас введены электронные трудовые книжки, задача еще более упростилась.

Для проведения первичных собеседований подходит видеосвязь, тогда как на собеседование с руководителем уже стоит приглашать в офис.

Специалисты в сфере маркетинга и рекламы

Большинство функций данного отдела, а именно аналитику, работу с сайтом, рассылкой, соцсетями, общение с подрядчиками, можно выполнять из дома.

Секретарь, административно-хозяйственное подразделение

И здесь часть штата бизнес может перевести на удаленную работу. Разница с предыдущим форматом деятельности лишь в том, что секретарь будет перенаправлять не посетителей, а входящие звонки и письма.

Контакт-центр и служба техподдержки

Эти сотрудники легко выполняют свои задачи из любого города. Главное – дать им доступ к CRM-системе и другим порталам, благодаря которым функционирует бизнес.

Локдаун дал понять, что проще всего под новые реалии подстроились фирмы, которые успели делегировать некоторые задачи аутсорсерам либо позволили ряду своих специалистов день-два трудиться онлайн.

Очевидно, что удаленные рабочие места, появившиеся в карантин, продолжат существовать, и их количество только вырастет. На данный момент некоторые банки и страховщики сообщили о выводе части персонала из офисов.

Поэтому специалисты рекомендуют бизнесу скорее переходить на удаленный формат, при условии, что предприниматель уверен в собственных силах. Пока одни размышляют над такой возможностью, другие уже меняют стиль работы. Те, кто не хотят спешить, рискуют упустить все возможности в следующие 5-10 лет.

Удаленный бизнес сокращает издержки, поэтому может обеспечить своим клиентам качественные товары и услуги по вдвое более низкой цене, чем конкуренты, не готовые покинуть офисы. Самые опытные и креативные сотрудники точно отдадут предпочтение компании, которая предлагает работать на дому, если остальные условия труда будут одинаковыми.