Как перевести сотрудника на удаленную работу: порядок действий работодателя

Обновлено 28 октября 2021

В связи с пандемией коронавируса вопрос о том, как перевести сотрудника на удаленную работу, стал особенно актуален. Впрочем, многие компании уже оценили преимущества подобного подхода даже без привязки к эпидемии и наверняка станут использовать его даже после того, как ситуация в стране и мире нормализуется.

Благодаря некоторым поправкам в Трудовом кодексе изменить режим работы сотрудников сегодня достаточно просто. Хотя в любом случае есть моменты, о которых руководству организации обязательно нужно знать, чтобы все прошло без нарушения законов и связанных с этим рисков.

Закон о переводе сотрудников на дистанционную работу

Вы знали, что в российском законодательстве отсутствует трактовка понятия «удаленная работа»? Трудовой кодекс Российской Федерации дает лишь определение «дистанционной работе», которое зачастую ошибочно понимается нами как синоним «удаленной». Таким образом, придерживаясь юридической стороны вопроса, работодатель имеет право оформить с сотрудником договор только о дистанционной работе.

Законодательно утверждены три вида договоров, которые позволяют человеку законно трудиться удаленно: договор о дистанционной работе, договор гражданско-правового характера (ГПХ) или о надомной работе.

Согласно российским законам дистанционной является такая работа, которую сотрудник осуществляет вне территории работодателя и посредством интернет-ресурсов. Работая дистанционно (на расстоянии), человек полностью выполняет весь объем работ сам, заметьте – это исключительно интеллектуальный труд.

Поговорим еще об одном понятии Трудового кодекса – о надомной работе, которая подразумевает выполнение определенных трудовых обязанностей непосредственно дома, согласно условиям договора. Это может быть, например, изготовление чего-либо. Такая работа предполагает использование физического труда, а вот его орудиями и различными материальными ресурсами работника снабжает работодатель. Надомному сотруднику не воспрещается задействовать в производственном процессе других людей, допустим, своих родных.

Договор ГПХ – это трудовое соглашение о выполнении работ либо об оказании услуг, которое регламентируется гражданским кодексом. Примером такого трудоустройства является консультирование в различных областях.

В поддержку работодателей и наемных работников с 2021 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс (ТК), которые определяют основные моменты временной удаленной и дистанционной работы. Таким образом, удаленная (онлайн) работа может на законных основаниях сменяться офлайн-работой в офисе.

Она может носить постоянный, временный или комбинированный характер. Как правило, для перевода требуется письменное согласие работника на перевод. Однако не исключено, что сотрудники могут быть переведены на удаленный режим работы также по инициативе работодателя.

Новая редакция ТК РФ предусматривает несколько видов удаленной работы:

• постоянная удаленная работа – вне зависимости от периода действия трудового договора, когда работник осуществляет свою трудовую деятельность только удаленно;
• временная удаленная работа – осуществляется только в течение периода, обозначенного в договоре, но не более 6 месяцев;
• чередование удаленной и офисной работы (комбинированная удаленная работа). Такие периоды четко определены в условиях трудового договора. При данном варианте организации удаленной работы сроки и периоды трудовым кодексом не регламентируются.

Все выше оговоренные моменты определяются новым трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Общий порядок перевода сотрудника на удаленную работу

Перевод на удаленный график подразумевает несколько этапов. Во-первых, не обойтись (как уже говорилось) без письменного согласия сотрудников о переводе на удаленную работу. Ведь у некоторых из них могут существенно измениться условия труда. Как раз в этом случае необходимо подписание сторонами дополнительного соглашения к основному договору. Во-вторых, необходимо зафиксировать другие важные изменения в трудовом договоре. Как правило, работодатель не составляет новый договор, а обходится составлением допсоглашения.

Давайте остановимся подробнее на этом значимом моменте. Переход на дистанционку для некоторых сотрудников может быть чреват массой изменений в условиях труда, которые затронут график, организацию рабочего пространства, перечень трудовых обязанностей, условия труда на рабочем месте и др.

Не упустите все эти моменты при составлении дополнительного соглашения, четко пропишите их. Именно сейчас у вас появилась возможность позволить сотруднику работать в удобное для него время, избавить его от вредных производственных факторов, пересмотреть ряд обязанностей человека.

Когда речь идет о переводе на удаленку не одного человека, а целого коллектива, то для простоты организации этого процесса зафиксируйте основные моменты в локальном акте, а уже нюансы оговорите в дополнительном соглашении. В акте вы можете согласовать процедуру и дату перевода сотрудников на удаленную работу, прописать расходы, которые компенсирует работодатель, возможно, будет выдано какое-то имущество в пользование и многое другое.

Также не забудьте прописать регламент электронного взаимодействия между сотрудниками и руководством, определите временные интервалы оформления и подписания электронных документов. Но не увлекайтесь, не стоит дублировать трудовой кодекс, например, в части процедуры ухода человека в очередной отпуск.

Решаете, как перевести сотрудника на удаленную работу? Прислушайтесь к мнению профсоюза, если таковой есть на вашем предприятии. В его отсутствие руководитель вправе утвердить акт или положение самостоятельно. Довести информацию до сотрудников можете поручить начальнику отдела кадров.

Перевод сотрудника на постоянную удаленную работу

Постоянная удаленная работа представляет собой перевод на удаленную работу на постоянной основе, то есть на весь срок действия трудового договора. В случае, если договор бессрочный, то работник будет трудиться на таких условиях постоянно.

Для того чтобы решить вопрос о том, как перевести сотрудника на удаленную работу на постоянной основе, вполне достаточно двустороннего соглашения сторон. Обратите внимание, если вы заключили трудовое соглашение с сотрудником о переходе на постоянную удаленную работу, то без письменного одобрения заставить его вернуться в офис вы уже не сможете.

Для того чтобы перевести сотрудников на удаленную работу, оформляется приказ и дополнительное соглашение к трудовому договору. В случае, если был составлен локальный акт, то дублировать изменения в дополнительном соглашении нет смысла. Можно просто сослаться на внутренний документ. В допсоглашении можно прописать условия для какого-то конкретного сотрудника. Допустим, это может быть индивидуальный режим работы, если он отличается от всех остальных.

Приказ издается на основании подписанного дополнительного соглашения между сторонами. Какого-то определенного образца данный документ не имеет, поэтому можете составить его в свободной форме. В нем важно указать сам факт перевода на удаленную работу, дату начала осуществления трудовой деятельности дистанционно, личные данные сотрудника.

В основании для перевода можно указать заявление работника, инициативу работодателя или само дополнительное соглашение. По готовности необходимо ознакомить работника с приказом под подпись. Когда сотрудник уже трудится удаленно, направьте документы ему для ознакомления в электронном виде. Подтверждением его согласия будет факт прочтения документа и направленная в ваш адрес отсканированная копия с его подписью.

Перевод сотрудника на временную удаленную работу

До 1 января 2021 года Трудовой кодекс не предполагал временного перехода на удаленную работу. Сегодня стало намного проще – этот формат трудоустройства закреплен на законодательном уровне.

Такой формат дистанционной работы подразумевает некоторые ограничения по сроку действия – не более 6 месяцев, если договором не предусмотрен более длительный период взаимодействия сторон.

Важно, что в рамках действия трудового договора нет каких-либо ограничений в количестве таких периодов удаленки.

Как и в предыдущем случае, для перевода сотрудника требуется оформление дополнительного соглашения. Тут необходимо максимально точно прописать все моменты, когда сотрудник будет трудиться в офисе, а когда удаленно. Таким образом, вам удастся избежать возможных конфликтов и споров в будущем.

Для законного перевода необходимо также издание приказа о временной удаленной работе. В графе «Основание» можете прописать личное заявление сотрудника о переводе или же само дополнительное соглашение.

Перевод сотрудника на комбинированную удаленную работу

Есть еще один вариант организации удаленного рабочего места – комбинированный формат труда. Здесь работник поочередно осуществляет свою деятельность как в офисе, так и удаленно – из дома. До 2021 года у работодателей не было права законно оформить такой формат работы.

Рабочая деятельность в офисе регламентировалась условиями трудового договора, а уже по устной договоренности между сторонами сотрудник в определенные периоды трудился дома. Сегодня все это можно оформить официально. Сейчас мы вам расскажем, как перевести сотрудника на удаленную работу по его желанию. Так же, как и с двумя предыдущими вариантами, вам поможет оформление дополнительного соглашения к трудовому договору.

В нем важно указать момент перевода работника на комбинированную работу, условия, когда он должен появляться для выполнения обязанностей непосредственно в офисе, а когда может остаться дома. Допустим, в понедельник важно всему штату сотрудников быть в офисе – проводятся общие совещания, строятся планы. В данном случае без личного участия не обойтись, а в остальные дни он будет работать дома.

Также необходимо прописать, каким образом вы организуете работнику удаленное рабочее место. Возможно, потребуется компенсация расходов на электроэнергию, интернет, а можно и вовсе выдать сотруднику корпоративный ноутбук. Продумайте, как будете осуществлять контроль его деятельности. Как вариант, это могут быть еженедельные или ежемесячные отчеты о проделанной работе.

Если компании перевели сотрудников на удаленную работу комбинированного типа, то согласно Трудовому кодексу работодателю совсем необязательно издавать приказ на эту тему. Однако с точки зрения бухгалтерского учета это хозяйственная операция, требующая наличия первичного учетного документа. Не хотите лишних проверок и каверзных вопросов? Издайте приказ.

Перевод сотрудника на удаленную работу в исключительных случаях

Не всегда работодателю необходимо письменное согласие работника и внесение изменения в трудовой договор для его перевода на удаленку. Это правило не работает в случае непредвиденных ситуаций, таких как пожар, разного рода катастрофы, эпидемии или несчастный случай на производстве. В этих обстоятельствах руководство организации принимает локальный акт, определяющий условия и обстоятельства перевода, перечень работников, которые переводятся на дистанционную работу, период перевода, порядок оборудования удаленных рабочих мест и пр.

Сотрудники под подпись знакомятся с этим нормативным документом. В результате проведенных мероприятий по устранению причины перевода на удаленку, исключения риска для их жизни и здоровья сотрудников можно вернуть к обычному ритму на их рабочие места в офис.

Для регламентирования этого необходимо издать приказ об отмене режима удаленного труда в произвольной форме. Ознакомить работников можно посредством рассылки копии приказа по электронной почте с обязательным уведомлением о прочтении. Нет уверенности, что работник с ним ознакомился? Можно прибегнут к СМС-рассылке на его личный номер телефона.

Обеспечение сотрудника необходимым оборудованием

Обратите внимание, в нашей стране на законодательном уровне закреплено правило, согласно которому работодатель обязан обеспечить сотрудника, переведенного на удаленную работу, всем тем, что необходимо для организации рабочего процесса: оборудованием, программными продуктами, средствами защиты и другим. И совершенно неважно, прописаны ли эти моменты в трудовом договоре или нет.

Сотрудник может выполнять свои функции на своем личном оборудовании, но только с разрешения работодателя. Если работа построена так, то на работодателя ложатся расходы, связанные с эксплуатацией личного оборудования. Объемы компенсации оговариваются в коллективном договоре, трудовом соглашении (договоре) или в дополнительном соглашении.

А теперь поговорим об оплате труда сотрудников, работающих удаленно. Закон гласит, что перевод сотрудника на удаленную работу не является основанием для изменений условий оплаты его труда (в том числе, снижения заработной платы). Поэтому сэкономить на фонде оплаты труда таким образом у вас не получится.

Эти меры можно попробовать предпринять, но только при наличии весомых аргументов. Не забывайте, что сотрудники должны получать равную оплату за равноценный труд. Так, снизить оклад вы можете не какому-то конкретному работнику, а всем сотрудникам, занимающим определенную должность. Обратите внимание, данные изменения повлекут правки в штатном расписании.

Основания для увольнения работающего на удаленке сотрудника

Удаленная работа не дает каких-либо льгот и отступлений от общих правил прекращения трудового договора. Кроме того, есть ряд дополнительных оснований, позволяющих уволить удаленного работника.

Элементарно невыход на связь с работодателем на протяжении двух дней дает право прекратить действие трудового договора сотрудника. Но это работает только в случае, если сторонами не оговорены более длительные временные сроки предоставления ответа.

Еще одной причиной уволить сотрудника является его переезд в зону, где он не сможет полноценно выполнять свои обязанности (например, после переезда у него пропала возможность стабильного ежедневного пользования интернет-ресурсами).

Если приказ об увольнении направляется в адрес уволенного сотрудника посредством электронной почты, то необходимо в течение трех рабочих дней продублировать отправку в бумажном виде. Это обязательно должно быть заказное письмо с уведомлением. Также на работодателе лежит ответственность за отправку копии приказа почтой в день увольнения сотрудника.