Как открыть кафе своей мечты в 2021 году: пошаговая инструкция

Обновлено 5 июля 2022

Как открыть кафе, думал и гадал, наверное, каждый, ведь это очень перспективный бизнес. Но лишь единицы рискуют и воплощают мечту в реальность. Многих отпугивают сложности, встречающиеся на пути, и отсутствие денег. Все можно решить, была бы настойчивость!

Да, побегать по инстанциям придется, чтобы получить все разрешения, зарегистрировать свое заведение, подключить кассу, а еще найти персонал и сделать ремонт в помещении. Открыть кафе за день еще не получалось ни у кого, а вот за месяц, пожалуй, да. Но все это возможно только при наличии четкого бизнес-плана, который станет вашей путеводной звездой в этом нелегком деле.

Главный секрет открытия кафе

Открыть кафе не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Гораздо сложнее выйти на прибыль и не закрыться в течение первого года работы.

Поэтому, первое, что нужно сделать будущему владельцу кафе – изучить рынок, конкурентов и их отличительные особенности. Одни отдают предпочтение классике, другие придерживаются европейских трендов, третьи выбирают новаторский подход. Прежде чем окончательно определиться с выбором, стоит поближе ознакомиться с многочисленными подходами к ведению бизнеса.

Для начала определитесь со следующими моментами:

• Посмотрите на конкурентов, выясните, чем они привлекают и удерживают внимание клиентов, как себя позиционируют.
• Изучите рынок производителей оборудования для кафе, выберите то, которое планируете для своего будущего заведения.
• Определитесь с концепцией оформления. Что вы хотите предложить посетителям – классическую или авангардную атмосферу, думаете, как открыть детское кафе, кафе-мороженое с нуля, или всегда мечтали открыть интернет-кафе?
• Подумайте о месте расположения заведения – в ТЦ, бизнес-центре, на первом этаже жилого дома и т. п.
• Продумайте меню, чем вы хотите угощать посетителей – блюдами европейской или азиатской кухни, бизнес-ланчами, кофе и свежей выпечкой и пр.
• Выясните все о необходимой для открытия кафе документации, разрешениях, лицензиях, специфике регистрации.
• Уточните юридические вопросы, без которых открыть заведение общественного питания не получится.
• Подумайте, какие сотрудники и в каком количестве вам понадобятся, где их искать, как выплачивать зарплату и т. п.

Расскажем подробнее о том, что нужно, чтобы открыть кафе.

3 варианта открытия кафе

Сегодня открыть кафе как в маленьком городе, так и в мегаполисе можно несколькими способами: с нуля, купить уже существующий бизнес, по франшизе. Второй и третий варианты быстрее и проще, но при этом дороже. Остановимся на достоинствах и недостатках каждого из вариантов.

1. Открытие предприятия общественного питания с нуля. Тем, кто задумался, как открыть свое кафе с нуля как бизнес, нужно будет продумать множество нюансов: от интерьера заведения до количества персонала. Начать лучше с написания подробного бизнес-плана, в котором будут предусмотрены все расходы. Потом следует оценить имеющийся стартовый капитал, а после этого просчитать риски и определить, когда свое дело выйдет на окупаемость.
2. Приобретение готового бизнеса. Для тех, кто только начинает постигать азы собственного бизнеса, хорошим вариантом станет приобретение уже действующего кафе. Однако при отсутствии реального опыта в ресторанном бизнесе следует внимательно изучать предложения о продаже. Например, не спешите покупать кафе, которое владелец продает по причине его неокупаемости. Если дело в интерьере, концепции или формате заведения, то вы сможете их изменить и избежать участи предыдущего собственника бизнеса. Но если кафе расположено в неудачном месте, то велика вероятность, что спустя некоторое время вы также выставите его на продажу.
3. Открытие кафе по франшизе. Покупка франшизы как способ открыть свой бизнес – кафе с нуля сегодня пользуется широким спросом. С одной стороны, заведение открывается с нуля, с другой, алгоритм действий четко прописан франчайзером, остается только следовать ему.Этот вариант достаточно дорогостоящий. Помимо затрат на аренду и ремонт помещения, покупку оборудования и наем персонала, необходимо также покупать права франшизы.

   К достоинствам этого варианта можно отнести отсутствие необходимости продумывать стиль, концепцию и выбирать поставщиков, так как эти нюансы отражены во франшизе. Впрочем, первые два пункта можно отнести и к недостаткам, вам вряд ли удастся воплотить свои оригинальные задумки относительно интерьера кафе, поскольку единый узнаваемый стиль заведений – одно из требований франшизы.

Виды кафе

Прежде чем перейти к пошаговой инструкции о том, как открыть кафе с нуля в 2021 году, разберемся, что же представляет собой это заведение. Согласно ГОСТ 30389-2013, кафе – предприятие общественного питания, предлагающее посетителям горячие блюда, кондитерские изделия, покупные товары, включая алкоголь и другие напитки. В кафе могут быть предусмотрены развлекательные программы. Считается, что, в отличие от кафе, в ресторане больше фирменных блюд, а сами они сложнее в исполнении.

Хотя сегодня практически в любом городе хоть один предприниматель, да озаботился тем, чтобы открыть кафе быстрого питания с оригинальным фирменным меню.

Существует условное деление кафе на несколько видов:

• В зависимости от интересов и целевой аудитории можно открыть маленькое детское, семейное, придорожное кафе, кондитерскую, пекарню и т. п.
• В зависимости от меню и ассортимента предлагаемой продукции выделяют кофейни, чайные, блинные, заведения, предлагающие гостям блюда национальной кухни, с вегетарианским меню и т. п.
• В зависимости от расположения можно открыть кафе в жилом доме, на трассе, в отдельно стоящем здании, в ТЦ и пр.
• В зависимости от сезонности и мобильности кафе бывают стационарными, передвижными (фургоны на колесах), можно открыть летнее или придорожное кафе и т. п.

Также можно открыть кафе, в котором будет предусмотрено обслуживание официантами или самообслуживание, услуги доставки, проведение банкетов и т. п. Все предприятия общественного питания должны соответствовать одинаковым санитарным и противопожарным требованиям, а сезонные заведения должны дополнительно получить разрешение администрации.

Составление бизнес-плана кафе

Если вы думаете о том, как открыть кафе, и не знаете, с чего начать, составьте бизнес-план.

Ему стоит посвятить достаточно времени, детально прописав все действия, шаги, расходы и т. п. В нем должна содержаться информация о:

• стартовых вложениях (расходах на аренду помещения, коммунальные платежи, зарплату сотрудников и т. п.);
• составе меню и специфике кухни заведения;
• количестве и должностных обязанностях сотрудников;
• расчете количества потенциальных посетителей;
• расчете предполагаемого дохода и чистой прибыли;
• рекламной кампании для привлечения внимания клиентов;
• маркетинговом плане по их привлечению и удержанию (наличие акций, скидок, спецпредложений и пр.);
• типах кухонного оборудования;
• обустройстве барной зоны;
• необходимом объеме продуктов (еженедельном, ежемесячном);
• затратах на утилизацию отходов, уплату налогов, обслуживание оборудования и пр.;
• обеспечении пожарной и электробезопасности.

Тем, кто думает о том, как правильно открыть кафе, надо верить в успешность проекта, но в то же время просчитать различные сценарии развития событий: ожидаемый, негативный и позитивный, учитывая такие нюансы, как сезонность, праздники и массовые мероприятия и т. п., а также перенимать опыт конкурентов, не строить завышенных ожиданий, а адекватно оценивать свои силы и перспективы развития дела.

Бизнес-план кафе, образец.

Пошаговая инструкция открытия кафе с нуля в 2021 году

Ниже приведен алгоритм действий открытия кафе с нуля. Затронем основные вопросы, потому что изначальные условия могут быть различными (у одного есть помещение в собственности, а у другого нет ничего, кроме идеи).

1. Выбор организационно-правовой формы.

Выбор организационно-правовой формы деятельности зависит от формата будущего кафе. ИП имеют право реализовывать только слабоалкогольные напитки (пиво или сидр). Сельхозпроизводители, зарегистрировавшие ИП, вправе предлагать посетителям вина и игристые вина собственного производства.

Если в кафе предполагается продажа крепкого алкоголя или алкогольных коктейлей, то необходимо регистрировать ООО. Сделать это можно как единолично, так и привлечь к участию единомышленников (не более 50 человек), готовых внести свои средства в уставной капитал. Минимальный размер капитала при открытии ООО – 10 тысяч рублей. В случае убыточности или банкротства предприятия участники общества отвечают по его долгам только активами компании, а также своей долей в уставном капитале.

	ООО	ИП
Лицензия на алкоголь	да	нет
Количество участников	Любое	1
Учредительные документы	Да	Нет
Уставной капитал	да	Нет
Ответственность учредителей	В пределах размера доли в уставном капитале	Всем имуществом
Виды обязательной отчетности	Налоговая и бухгалтерская	Налоговая
Штрафы	Более строгие	Менее строгие

2. Выбор налогового режима.

Размышляя о том, как открыть кафе, владелец будущего бизнеса задумывается также над выбором системы налогообложения. На 2021 год предусмотрено четыре налоговых режима: ОСН – общая система налогообложения, УСН – упрощенная, ПСН – патентная, ЕСХН – единый сельскохозяйственный налог, которую могут выбрать только производители сельхозтоваров.

УСН предоставляет предпринимателю право выбора объекта налогообложения – «доходы» или «доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов» («доходы минус расходы»). Изменение объекта возможно только раз в год. Со ставками и порядком расчета можно ознакомиться на сайте ФНС.

	Годовая выручка	Сотрудники	Площадь помещения
ОСНО	Без ограничений	Без ограничений	Без ограничений
УСН «Доходы»	Максимум 150 млн рублей	Максимум 100	Без ограничений
УСН «Доходы минус расходы»	Максимум 150 млн рублей	Максимум 100	Без ограничений
ПСН (только для ИП)	Максимум 60 млн рублей	Максимум 15	Не более 50 кв. м.

3. Регистрация.

Регистрация ООО и ИП осуществляется в ИФНС. В качестве адреса указывается адрес помещения или регистрации руководителя ООО или адрес регистрации предпринимателя (для ИП). При выборе специального режима налогообложения заявление подается одновременно с документами для регистрации ИП или ООО.

Пакет документов для регистрации ООО включает в себя:

• заявление о регистрации;
• устав в двух экземплярах;
• решение или протокол о создании ООО (для одного или нескольких учредителей соответственно);
• квитанцию об оплате госпошлины размером 4 000 рублей при подаче в бумажном виде.

Чтобы ИП открыть кафе, ему необходимо предоставить в ИФНС:

• заявление о регистрации;
• паспорт;
• квитанцию об оплате госпошлины в размере 800 рублей при подаче документов в бумажном виде.

В течение пяти рабочих дней после регистрации ООО налоговый орган передает сведения в ПФР и ФСС, дополнительно в них обращаться для постановки на учет не требуется.

Документы на регистрацию можно подавать в электронном виде через портал госуслуг или на сайте ФНС, а также в бумажном – в МФЦ или ИФНС. При этом можно подавать их самостоятельно, через представителя, уполномоченного нотариальной доверенностью, отправлять почтой (заказным письмом с уведомлением о получении и описью вложения).

4. Выбор помещения.

Прежде чем открыть кафе, как мини, так и обычное, необходимо получить разрешительные документы. При покупке готового бизнеса вместе с договором аренды помещения новый владелец получит заключения СЭС, госпожнадзора и других контролирующих органов. Недостаток в этом случае заключается в невозможности выполнить перепланировку помещения, например, увеличить площадь кухни, перенести коммуникации, оборудовать место для гриля, установив дополнительную вентиляцию и т. п.

Если открыть небольшое или обычное кафе с нуля, то необходимо подготовить пакет документов, включающий в себя проектную документацию, а затем получить заключения государственных органов и разрешения на переустройство помещения, ввод в эксплуатацию. Договор аренды на срок свыше 11 месяцев требует регистрации в Росреестре. Прежде чем выбрать помещение, следует ознакомиться с СанПиН, регламентирующими деятельность предприятий общественного питания, чтобы не взять в аренду то, в котором открыть кафе невозможно.

Чтобы получить лицензию на продажу алкоголя, в лицензирующий орган необходимо предоставить договор аренды помещения более чем на 12 месяцев (на дату выдачи лицензии).

Чтобы открыть кафе-бар, магазин или заведение в любом другом формате, следует позаботиться о соблюдении требований пожарной безопасности:

• в помещении должны быть системы пожарной сигнализации и пожаротушения;
• назначено лицо, ответственное за противопожарную безопасность;
• разработана и размещена на видном месте схема эвакуации при пожаре.

Открыть кафе возможно при соблюдении санитарных норм:

• зонировании помещения (кухня, зал для посетителей, производственные, складские, хозяйственные помещения);
• наличии систем водоснабжения, вентиляции, канализации;
• заключении договоров с санитарными службами, наличии журналов учета (бракеража пищевых продуктов и продовольственного сырья, готовой продукции, использования фритюрных жиров и пр.);
• разработке программы производственного контроля, получении санитарного паспорта будущего кафе.

Оформить уголок потребителя, в котором разместить:

• закон о ЗПП;
• книгу отзывов и предложений;
• журнал учета проверок контролирующими органами;
• правила оказания услуг розничной торговли;
• заверенные копии выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (для ООО и ИП соответственно);
• заверенную копию лицензии на продажу алкоголя (если есть);
• список телефонов экстренных служб и территориального органа Роспотребнадзора.

Если в кафе будут проигрываться музыкальные произведения, во избежание нарушения авторских прав, необходимо:

• заключение договора с РАО и ВОИС;
• или заключение договора с частным посредником или правообладателем напрямую;
• или использование музыки с открытой коммерческой лицензией.

Для показа ТВ программ требуется:

• заключение договора с РАО;
• заключение договора с оператором цифрового телевидения либо трансляция общедоступных каналов.

Чтобы открыть кафе или сеть кафе, необходимо оформить вывеску с указанием названия заведения, адреса, организационно-правовой формы и режима работы. Администрация может предъявлять дополнительные требования, которые также должны быть учтены.

5. Covid-19.

Согласно рекомендациям Роспотребнадзора:

• следует проводить генеральную и влажную уборку помещений;
• расстояние между столами должно быть не менее 1,5 м;
• дезинфекцию столиков следует выполнять каждые 2–4 часа;
• запаса моющих и дезинфицирующих средств должно хватать на пять дней;
• на входе в кафе и в местах общего пользования должны быть размещены антисептики;
• проветривание помещения следует выполнять каждые два часа.

Нельзя открыть кафе без:

• приказа и инструкции, регламентирующих проведение дезинфекции и уборки;
• приказа об использовании СИЗ для работников, инструкции, регламентирующей выдачу, смену и утилизацию масок;
• приказа о назначении лица, ответственного за проведение входного фильтра, ведение журнала здоровья;
• журнала здоровья, в котором отмечаются данные о температуре работников;
• журнала уборок, приготовления дезинфицирующих растворов, учета наполнителей для обработки рук;
• сертификатов и документов на дезинфицирующие и антисептические средства;
• инструкции по входному фильтру;
• паспортов на термометры.

6. Получение разрешений.

Перед тем как открыть кафе, следует сообщить о начале деятельности в территориальный орган Роспотребнадзора. Уведомление можно направить почтой, через портал «Госуслуги», вручить лично или через представителя (уполномоченного нотариальной доверенностью) в территориальном управлении. Для внесения в реестр предусмотрено 10 рабочих дней.

Продавать алкоголь можно только при наличии лицензии. Для этого необходимо оплатить госпошлину – 65 тысяч рублей, собрать пакет документов (различается в зависимости от региона) и предоставить их в лицензирующий орган.

Получить лицензию можно при:

• организационно-правовой форме – ООО;
• отсутствии задолженности по налогам;
• минимальной площади кафе 50 кв. м (для сельской местности 25 кв. м);
• расположении на расстоянии не менее 100 м от детских, образовательных, спортивных, медицинских учреждений, вокзалов и аэропортов (требования могут различаться в разных регионах);
• сроке договора аренды более года на момент выдачи лицензии.

Продавать алкоголь можно только после регистрации в системе ЕГАИС.

7. Открытие банковского счета.

Уплата налогов, арендных платежей, расчеты с поставщиками и пр. возможны при наличии расчетного счета.

ИП открывает счет при предъявлении:

• паспорта;
• карточки с образцами подписей уполномоченных лиц, имеющих право выполнять операции по счету.

ООО открывает счет при предъявлении:

• устава;
• документов, подтверждающих полномочия руководителя;
• карточки с образцами подписей уполномоченных лиц;
• документов, подтверждающих их избрание или назначение на должность, а также документов, удостоверяющих их личности.

8. Кассовый аппарат.

Предприниматели, за исключением ИП без наемных сотрудников, реализующих продукцию собственного производства, обязаны пользоваться ККТ с фискальным накопителем и выдавать покупателям чеки.

Если вы планируете открыть небольшое кофе, предлагающее напитки на вынос, воспользуйтесь смарт-POS (онлайн-кассой и терминалом для эквайринга в одном аппарате). Благодаря компактным размерам она также подходит для доставки продукции.

Если открывать крупное кафе или ресторан, то не обойтись без специализированной ККТ – iiko или R-keeper. Аппараты показывают:

• резерв столов;
• очередь заказов;
• процесс приготовления блюд;
• остатки на складе, автоматически списывающиеся при заказе.

Такая касса поможет разбить чеки между клиентами и покажет заработок каждого официанта за смену. К достоинствам кассы также относятся синхронизация с 1С, визуализация графиков продаж, формирование балансового отчета.

Чтобы открыть кафе и использовать такую ККТ, требуется:

• приобретение (в собственность или в аренду) техники у авторизованных продавцов;
• заключение договора с оператором фискальных данных (ОФД);
• регистрация ККТ (через ОФД или личный кабинет сайта ФНС);
• внесение регистрационного номера кассы и уведомление о регистрации ФНС;
• получение уведомления о регистрации (в личном кабинете или в ФНС).

В обычных кассовых аппаратах данные о выбитых чеках хранятся в специальных блоках памяти. В онлайн-кассах данные также пересылаются ОФД, который в свою очередь информирует ФНС.

9. Подбор персонала.

• Регистрация в ФСС.

Не позднее 30 дней после приема на работу первого сотрудника ИП должен зарегистрироваться в Фонде социального страхования в качестве страхователя. Документы можно подать лично или через портал «Госуслуги». Данные об ООО автоматически направляются в Фонд при регистрации.

• Прием на работу.

Количество персонала зависит от размера и формата кафе. В маленьком хватит пары поваров, в крупном понадобятся официанты, менеджер или управляющий для контроля работы заведения.

При приеме на работу с сотрудниками заключаются трудовые договоры, оформляются трудовые книжки (либо направляются сведения в ПФР), требуются медкнижки. О заключении договора с иностранным гражданином в трехдневный срок информируется миграционная служба.

• Система охраны труда.

Открыть кафе нельзя без внутренних документов, касающихся охраны труда: приказа, должностных инструкций, журналов охраны труда, а также без проведения оценки условий труда и мероприятий производственного контроля.

• Кухня.

Если открыть кафе в помещении, в котором ранее располагалось предприятие общественного питания, достаточно будет выполнить косметический ремонт на кухне.

При оформлении заведения с нуля, стоит обратиться к:

• дизайнеру, который будет отвечать за оформление;
• технологу, задача которого заключается в планировании коммуникаций и оснащения, соответствующих СанПиН.

При выборе оборудования, инвентаря и посуды обратите внимание на:

• материалы, из которых они выполнены, должны быть разрешены Роспотребнадзором;
• наличие сертификации и соответствие формату кафе;
• маркировку в соответствии с СанПиН.

Чтобы открыть кафе, нужно позаботиться о:

• технологической инструкции, в которой прописаны требования к изготовлению, хранению, транспортировке продуктов, полуфабрикатов и готовых блюд;
• технологической карте, в которой описываются рецептура и процессы приготовления, оформления и подачи блюд;
• технико-технологической карте, в которой указано, каким требованиям должны соответствовать впервые разрабатываемые блюда.

Прежде чем открыть кафе:

• следует изучить правила товарного соседства (какие продукты и блюда нельзя хранить вместе);
• соблюдать требования по маркировке (продукты должны быть промаркированы по времени и дате изготовления);
• учитывать поточность технологических процессов (сырье и готовая продукция должны храниться раздельно).

Нарушение этих требований, приведших к массовому отравлению посетителей, влечет уголовную ответственность.

• Система учета.

Покупка товаров возможна при наличии сопроводительных документов:

• товарных накладных и деклараций (сертификатов) о соответствии;
• в электронном виде при закупке алкогольной продукции и продукции животного происхождения.

Приобретать продукцию животного происхождения можно после регистрации в электронной системе «Меркурий».

Заявка подается в ТУ Россельхознадзора лично или в электронном виде:

• ИП направляют ее на адрес info@svfk.mcx.ru;
• ООО – на admin@fsvps.ru (при наличии электронной подписи).

• Реклама.

Прежде чем открыть кафе, стоит рассказать о нем, например, через аккаунт в социальных сетях, запустить таргетированную рекламу для жителей района. При запуске кампании в Интернете важно правильно рассчитать и эффективно расходовать рекламный бюджет.

• Оптимизация расходов.

Для ведения бухгалтерского, кадрового учета, юридического сопровождения можно обратиться к онлайн-сервисам. Для оптимизации расходов стоит проанализировать рекламную и маркетинговую стратегии. Возможно, лучше уделить больше внимания рекламе доставки, сократив прочие расходы из этой статьи, направить больше денег на таргетированную рекламу в социальных сетях, а не на уличные баннеры.

3 группы затрат на открытие кафе

Чтобы открыть кафе, понадобятся немалые расходы, которые делятся на три группы: разовые, постоянные и периодические.

Первые нужны, чтобы открыть кафе:

• приобрести профессиональное оборудование для кухни;
• мебель;
• посуду;
• освещение, технические устройства;
• ТВ-системы, аудиоаппаратуру;
• выполнить ремонтные и отделочные работы.

Постоянные расходы, без которых нельзя открыть кафе, составляют:

• закупку продуктов, чистящих и гигиенических средств;
• выплату зарплаты сотрудникам;
• арендные и коммунальные платежи;
• налоги;
• авторские отчисления (при использовании лицензионной музыки).

Периодические расходы для тех, кто решит открыть кафе:

• оплата рекламных кампаний;
• полиграфическая продукция (меню, плакаты, флаеры, буклеты и т. п.);
• пошив и обновление фирменной одежды работников кафе;
• ремонт мебели, оборудования, инженерных систем и др.;
• проведение корпоративных мероприятий;
• комплексные услуги клининговых фирм.

Те, кто задумывается об открытии кафе, должны понимать, что это лишь часть статей расходов. Ситуации бывают разные, возможны такие «непредвиденные» траты, как штрафы, компенсационные пакеты (для гостей, недовольных качеством обслуживания, плохо приготовленными блюдами и т. п.), приобретение дополнительной мебели, посуды и пр. Ваша задача – заранее предусмотреть эти затраты и выделить под них бюджет.

Еще одна статья расходов – маркетинговые кампании. Например, бесплатное кофе первым посетителям (количество чашек, которые вы готовы предложить), скидки, акции и т. п.

Открыть свое кафе можно, располагая стартовым капиталом в 500 тысяч – 1 млн рублей. Для начала стоит проанализировать рынок, конкурентов, расходы и потенциальную прибыль. В процессе могут возникнуть непредусмотренные траты, поэтому в бюджет должны быть заложены средства на непредвиденные расходы. Если вы всегда мечтали открыть кафе, то не стоит бояться, четкий план поможет вам на первых этапах, а потом вы с удивлением обнаружите, какое удовольствие вам доставляют поиски правильных решений, движение вперед, стремление обойти конкурентов, отзывы довольных клиентов и пр.